Als er eens wat misgaat
In iedere organisatie, dus ook bij pensioenfondsen, gaat er weleens iets mis. Het is voor het bestuur van een pensioenfonds daarom van belang om processen en procedures hiervoor te hebben ingeregeld zodat, wanneer sprake is van onregelmatigheden, die kunnen worden gemeld. Het bestuur is namelijk verantwoordelijk voor de beheerste en integere bedrijfsvoering van het pensioenfonds. Zo kan het bestuur in control zijn en blijven en bovendien de reputatie van het fonds waarborgen.
Het is daarbij van belang, dat duidelijk is wat bijvoorbeeld onder misstanden, onregelmatigheden en operationele incidenten dient te worden verstaan. Ook moeten de procedures helder zijn in situaties waar geschreven en ongeschreven regels niet worden nageleefd. De wijze van melden, de rol van de vertrouwenspersoon of compliance officer, de bescherming van de melder, het onderzoek, en de rapportages aan het bestuur en andere betrokken gremia en toezichthouders zijn daarbij belangrijk.
In de praktijk worden een klokkenluidersregeling/misstandenregeling, een incidentenregeling, een klachtenregeling en een regeling ongewenst gedrag door pensioenfondsen vastgesteld, waarbij niet in alle gevallen duidelijk is hoe de samenhang is en hoe dit in de praktijk werkt. TriVu kan hierbij toevoegde waarde voor u bieden. Daarbij onderscheiden we beleidsmatige keuzes die van belang zijn en de vertaalslag in procedures en regelingen. Wij lichten dit graag verder toe.
BELEID
Het is belangrijk om vast te stellen of iets wel of niet onder een incident of een andere categorie valt. Als hier vooraf goed over nagedacht wordt, dan wordt voorkomen dat, als zich een incident of andere gebeurtenis voortdoet, het niet helder is hoe dient te worden gehandeld. Wij noemen ter illustratie de volgende voorbeelden:
- Zijn fouten in rapportages een incident?
- Is stroomuitval een incident en wat als het systeem volledig uitvalt?
- Is een eenmalig verzending van foutieve brieven een incident? Zo nee, wanneer dan wel als dit regelmatig gebeurt?
Dit soort vraagstukken zal eerst in een beleid gevat moeten worden voordat er procedures beschreven kunnen worden. Hierbij is zeker van belang om ook een lijn te leggen met datalekken op grond van de AVG en risicobeheer. Wij zien toegevoegde waarde om dit nog breder te beoordelen en leggen een uitdrukkelijke koppeling met alle stakeholders. We zien incidenten dan ook in breder verband en wel vanuit het oogpunt van ‘stakeholder-management’. Wat het beleid consistent maakt is om aan alle regelingen (incidenten, klokkenluiders, ongewenst gedrag, klachten- en geschillen, etc) qua opzet een vergelijkbare beleidsinvulling te geven. Dit zorgt daarnaast voor duidelijkheid en herkenbaarheid bij diegenen die een beroep doen op deze regelingen.
PROCEDURES EN REGELINGEN
TriVu kan pensioenfondsen en pensioenuitvoerders ondersteunen bij het opstellen en/ of wijzigingen van procedures en reglementering daarvan. Denk in dit kader aan een passende klachtenprocedure of een klokkenluiders- en incidentenreglement, het opstellen van een reglement voor een klachtencommissie en/ of het formuleren van een functiebeschrijving voor de vertrouwenspersoon. Wij vinden het belangrijk dat er een duidelijke samenhang tussen diverse regelingen is. Dit kan in optima forma worden bereikt door alle regelingen te bundelen. De regelingen als de klokkenluiders- en incidentenregeling, de regeling ongewenst gedrag, de klachten- en geschillenregelingen en aanverwante regelingen worden dan in één reglement gegoten, waarbij slechts eenmaal een definitielijst nodig is. Zo wordt helder welke regeling van toepassing is op de betreffende gebeurtenis. Verder zijn de regelingen onderling op een vergelijkbare wijze qua opzet en te doorlopen proces gestructureerd, wat de duidelijkheid en begrijpelijkheid ten goede komt.
Waar kunnen wij u nog meer mee van dienst zijn?
Onderstaande diensten van TriVu hangen nauw samen met de hiervoor genoemde regelingen en brengen wij graag bij u onder de aandacht. Indien u nadere informatie hierover wilt, of een offerte op maat, neem dan contact met ons op.
- Klachtencommissie
Pensioenfondsen hebben een klachten- en geschillenregeling en soms een permanente (interne dan wel externe) klachtencommissie. TriVu heeft voldoende deskundigheid om lid te zijn van een klachtencommissie of de klachtencommissie te ondersteunen. Voor zowel grote als kleinere pensioenfondsen is het een optie om een externe klachtencommissie in te stellen. U bent dan altijd verzekerd van deskundigheid, beschikbaarheid en continuïteit. - Mediation
Als pensioenfonds kunt u te maken krijgen met (juridische) geschillen. Bijvoorbeeld met aangesloten werkgevers, uitbestedingspartijen of deelnemers. Mediation kan (als onderdeel van de contractuele afspraken) een manier zijn om er samen in onderling overleg uit te komen. TriVu kan u hierbij behulpzaam zijn door als mediator te fungeren. Door de combinatie van onze inhoudelijke kennis, met onze ervaring (samen met Alfred Kool) met het bemiddelen in conflictsituaties, kunnen wij u helpen om tot een passende oplossing voor uw geschil te komen. Het doel van de mediation is dat wij partijen begeleiden om er samen uit te komen. - Arbitrage
Als pensioenfonds kunt u te maken krijgen met juridische geschillen. Bijvoorbeeld met aangesloten werkgevers of uitbestedingspartijen. In de overeenkomsten met deze partijen kan zijn afgesproken dat dergelijke geschillen via een arbitrageprocedure worden beslecht. TriVu kan u hierbij behulpzaam zijn door als arbiter te fungeren. Wij zijn overigens niet aangesloten bij een arbitrage instituut. Door onze inhoudelijke kennis van pensioen-juridische zaken, compliance en governance, risicomanagement en communicatie, alsmede onze jarenlange ervaring in de pensioenbranche kunnen wij (samen met Alfred Kool) u helpen om tot een oplossing van het juridische geschil te komen. - Voorlichting
Bij alle bovengenoemde procedures en regelingen is het van groot belang dat alle betrokkenen in de organisatie zich bewust zijn van de inhoud ervan en van de consequenties van het eventueel niet goed toepassen. TriVu heeft ervaren deskundigheid beschikbaar om u te helpen met effectieve communicatie hierover naar alle betrokkenen.